Последствия COVID-19: офисные пространства будущего

Валентина Перевалова, Максим Пароконный, студия 5point.space                  Елена Бура, Эксперт по организации рабочих процессов и Agile методологиям

 

Итак, что изменилось c наступлением пандемии?

Многие компании были вынуждены перейти на режим работы из дома. Если ранее такой формат был скорее исключением из правил, привнося легкий оттенок раскованности в стройные ряды офисной жизни, то сегодня многие работодатели существенно изменили свой взгляд на такой формат работы. Как показала практика последних нескольких месяцев, эффективность работы ничуть не снизилась, а в некоторых случаях, даже повысилась. Многие компании уже успели оценить преимущества набора сотрудников из любой точки планеты для работы удаленно. А такие мировые гиганты как Google и Facebook и вовсе объявили, что продляют режим работы из дома как минимум до конца года. Google пошел еще дальше и организовал компенсацию сотрудникам, работающим из дома, в размере $1000 для покрытия расходов. Facebook же ожидает, что до 50% сотрудников продолжат работать из дома в ближайшие 5-10 лет.

 

Figure 4 Штаб-квартиры Google в Вашингтоне. Фото: Стивен Брашвер/Getty.Figure 5 Главный офис компании Facebook

 

Все это свидетельствует о том, что наша жизнь уже не станет прежней. Глобальная виртуализация работы, начавшаяся из-за пандемии, оголила возможности для оптимизации рабочих процессов и, как следствие, необходимость менять уже устоявшийся подход к офисным пространствам коренным образом.

Наши потребности в офисных пространствах изменились, хоть, вероятно, мы это только начинаем осознавать. В первую очередь, офис перестал быть основным условием эффективной работы. Перед многими работниками теперь открывается выбор — работать из дома, из офиса или путешествуя по миру. Наши возможности расширились, однако ожидания эффективности работы со стороны работодателей остались на том же уровне и будут продолжать расти. Это окажет свое влияние на процесс принятия решения: ежедневно мы будем задаваться вопросом — где наиболее эффективно я смогу выполнить стоящие передо мной задачи на сегодня?

Эксперт по Agile методологиям Елена Бура считает, что посещение офиса станет более целенаправленным и осмысленным. Придется пересмотреть эффективность распространенных практик, касающихся совместной работы команд, а самим командам — пересмотреть внутренние соглашения так, чтобы они способствовали выходу на новый уровень производительности и слаженности взаимодействия в изменившихся условиях труда. Так, офисные пространства будут все больше подстраиваться под нужды команд, — как для работы, так и неформального общения, помогая настроить положительную групповую динамику. На фоне пандемии можно ожидать сокращение количества стационарных рабочих мест, однако необходимость в конференц-залах и переговорных комнатах c соответствующим оборудованием для удалённой коллаборации, скорее всего, наоборот возрастет. Последствия эпидемии никак не отменяют необходимость создания комплексных продуктов силами десятков команд. Компании, которые арендуют офисы, поначалу будут адаптировать существующие площади, но со временем от лишних площадей будут отказываться, фокусируясь на улучшении качества, удобства и практичности офисной среды. Новые площади под арендой будут иметь более четкое целевое назначение.

 

Figure 2 Проект Toronto Bridge, г. Киев, вид на open space, реализация 2019г., архитектурная студия 5point.space

 

“Офис будущего” на практике, или как избежать ненужных ошибок

В одной из европейских локаций крупной всемирно известной финансовой организации, с которой работала Елена Бура, несколько лет назад внедрили “Офис будущего”. Основная идея заключалась в сокращении стационарных рабочих мест и возможности гибкого размещения персонала. Так, приходя в офис, каждый сотрудник мог свободно выбрать на каком месте он хочет работать сегодня. Идея позволяла существенно оптимизировать затраты на офис и стимулировать мотивацию сотрудников посредством повышения их автономности при решении такого уровня вопросов. 

На практике внедрение этой идеи показало несколько неучтенных моментов, которые по стечению обстоятельств наслоились друг на друга. Одним из них была ограниченная возможность работы из дома. Сотрудникам было намного проще получить разрешение работать из дома по пятницам, чем в любые другие дни, что привело к тому, что по пятницам офис был практически пустым, в то время как с понедельника по четверг он был критически переполнен. Если сотрудник не пришел в офис к 8:00 — 8:30 утра, то ему приходилось заниматься активным поиском рабочего места даже если это было в отдаленной от своей команды части офиса или на другом этаже. Взаимодействие внутри команд выглядело следующим образом: вначале выясняют — где человек из команды сегодня сидит, а потом уходит еще минут 5 на то, чтобы его найти и поговорить лично. К слову, в “Офисе будущего” не было заложено достаточное количество переговорных комнат и зон общения, потому встречи в оговоренных местах на практике тоже не работали для решения рабочих вопросов.

Сталкиваясь с этими сложностями, команды естественным образом пересматривали эффективность личных встреч в таких реалиях и переключались на решение вопросов в мессенджере или письмах. Из-за этого возникало достаточно много недопониманий и неподтвержденных предположений, которые мешали эффективной разработке продукта в целом. Часто влияние этих нюансов сложно измерить, однако они вызывают множество напрямую не связанных последствий в разных плоскостях разработки, влияя на качество продукта и скорость его реализации.

К счастью, описанную проблему было достаточно легко решить организационным путем — с помощью закрепления за командами их личных пространств. Это существенно повысило эффективность внутрикомандного и межкомандного взаимодействия, что благоприятно отразилось на разработке продукта вследствие повышения предсказуемости одного из множества влияющих факторов. 

 

Figure 6Проект Red Shift / Blue Shift, г. Киев, опенспейс, реализация 2019-2020г., архитектурная студия 5point.space и Юлия Коберидзе

 

Функциональные потребности команд

Офисные пространства будут все больше подстраиваться под нужды команд. Команды же, в свою очередь, будут все больше использовать офис в качестве места для проведения встреч. В то же время индивидуальная работа, где нужен хороший фокус, скорее всего, в большинстве случаев будет выполняться в режиме работы из дома — в зависимости от условий и личной эффективности. Поработать в офис будет приходить в среднем примерно половина штата, причем, в некоторые дни будет наблюдаться большее скопление людей, в некоторые — меньшее. Основными целями прихода в офис будет возможность встретиться с коллегами для решения важных вопросов и эффективно поработать в комфортных условиях. 

 

Figure 7 Динамичное офисное пространство, которое комбинирует рабочие места, митинг-румы и шоу-румы. Design By Studio Penda. Figure 8 адаптируемое офисное пространство SECAD Offices / MCVR Studio

 

Индивидуальные рабочие места в пост-коронавирусное время будут обзаводиться стеклянными или плексигласовыми перегородками, чтобы предотвратить распространение инфекции. Это могут быть автоматизированные или стационарные перегородки в зависимости от бюджета. Сейчас уже существует огромный спектр данных изделий. Некоторые компании пошли дальше и начали выпускать целые линейки офисной продукции, специально оптимизированной под условия пандемии. Так, к примеру, канадская компания Accordex выпустила серию плексигласовых перегородок под названием Safe Spaces, предназначенную для применения в торговых, офисных и развлекательных пространствах.

 

Figure 9 плексигласовые и стеклянные перегородки Accrdex серии Safe Spaces. Figure 10 Пример перегородки для социального дистанцирования для рецепций.Custom Free Standing Social Distancing Floor Barrier Germ Shield – TableBaseDepot.

 

Figure 11 Пример индивидуализации рабочего места, взятый за основу концепции всего офисного пространства. Offices of Pons + Huot / Christian Pottgiesser. Figure 12 Пример использования ячеистой структуры из системы перегородок. Avion Collection designed by Keith Melbourne for Stylecraft brings a modular and incredibly flexible option for the workplace.

 

Перегородки могут существенно отличаться по геометрии и конфигурации и соответственно открывать новые возможности в архитектурной пластике и планировочных решениях. На данный момент уже существует огромное количество таких решений — линейная структура, ячеистая, свободное зонирование, открытая и полу-кабинетная планировки, как на изображении ниже.

 

Figure 11 Варианты организации рабочих ячеек из трансформируемых защитных перегородок

 

Материалы и поверхности этих изделий также существенно преобразятся с появлением опасности распространения инфекций. Все больше будут использоваться низко-пористые, легкие в уходе материалы: такие как пластик, стекло, металл, резина, ПВХ пленки, лаки и другие глянцевые покрытия. Тканевые покрытия, волокнистые и губчатые наполнители, с другой стороны, будут встречаться все реже.

 

Figure 13 Индивидуальные комнатные разделители. Room Dividers by Dutch Invertuals for High Tech Software Cluster. Brainport Innovation Campus; dutchinvertuals.nl.Photos Ronald Smits. Figure 14 Индивидуальная перегородка Hinoki by Federica Biasi for Manerba; manerbaspa.com. Figure 15 Индивидуальная перегородка COV by Matteo Cibic Studio in collaboration with FusinaLab; matteocibicstudio.com.

 

Открытые планировки (open space areas)

Критики открытых планировок офисов, возможно, хотели бы использовать пост-эпидемиологическую обстановку, чтобы оставить open space в истории, однако, в ближайшие лет 5-10 этот подход вряд ли изменится по ряду причин. С одной стороны, это, как не крути, экономически оправданный подход, поскольку при использовании кабинетной системы существенные средства уходят на стационарные перегородки и инженерную инфраструктуру для каждой отдельной комнаты. Также это существенная экономия арендных площадей за счет количества транзитов и коридоров, которых нужно в два раза больше при кабинетной системе. Кроме того, в эпоху диджитализации мир требует разработки все более комплексных решений для удовлетворения человеческих потребностей, требующих слаженной работы сотен и даже тысяч сотрудников. 

На какие размеры команд стоит ориентироваться при планировании офисов, учитывая тенденции времени? Согласно гибким методологиям разработки программных продуктов, наиболее эффективными являются команды от четырех до одиннадцати человек. Под эти размеры уже сейчас рассчитано большинство офисов с открытой планировкой, где каждой команде отведена определенная часть офиса. Учитывая половинную загрузку офисов в пост-коронавирусное время, стандартные подходы к планировкам офисов станут смещаться в сторону более технологичных подходов гибкого изменения перегородок. Это позволит легко изменять конфигурацию офисного пространства в зависимости от размеров и потребностей команд, тем самым позволяя оптимизировать затраты.

Стоит рассмотреть, как изменятся и остальные локации в офисах — переговорные, временные рабочие места, кофе-поинты, зоны пассивного и активного отдыха. В первую очередь стоит разобраться, сколько на самом деле их необходимо.

Согласно исследованиям британского антрополога Робина Данбара, специалиста в области поведения приматов, количество постоянных социальных связей, которые человек способен комфортно поддерживать не превышает 150. Так самый популярный подход к разработке комплексных продуктов в масштабе, Scaled Agile Framework, активно использует это “магическое” число как основополагающую истину, подтвержденную на практике многими ведущими компаниями.

 

Figure 6=16 Количества постоянных социальных связей, которые человек способен комфортно поддерживать. Группы, входящие в число Данбара.

 

Учитывая, что число 150 включает бывших сотрудников и друзей, Scaled Agile Framework (SAFe) снижает это число до 125. Все эти люди в составе команд живут и функционируют по единому календарю, то есть все встречи проводятся в одни и те же дни. Это часто вызывает сложности с количеством свободных переговорных комнат у команд. Так, при максимальной загрузке можно ожидать до 10 команд, проводящих встречи одновременно. Какой же подход к решению данной задачи предлагают архитекторы при создании офисных пространств будущего?

В одном из современных европейских офисов для IT разработчиков, уже сегодня можно наблюдать новые конференц-комнаты для размещения до 30 человек, оборудованные смарт досками и touch-системами видео связи. Эти комнаты можно достаточно легко разделить на две идентичные зеркальные переговорные с помощью гибкой перегородки.

 

Figure 17 Пример гибких перегородок. Мolo design, softwall. Figure 18 Пример трансформируемой перегородки для конференционных залов.

 

Figure 19 Варианты организации переговорных из трансформируемых защитных перегородок

 

В киевских офисах, несомненно, есть примеры таких решений, но массовый характер они пока не носят. Основная проблема заключается в системе кондиционирования, которая рассчитана на все пространство целиком. Так, при проведении 2 встреч одновременно для двух команд, им приходится беспокоить и перебивать встречи друг друга, чтобы настроить кондиционирование удобным для обеих комнат. Чтобы избежать этой проблемы при проектировании, необходимо сразу определить местоположение таких переговорных комнат и опираться на эти решения при разработке инженерного проекта. Так, в реализованном проекте Toronto Bridge office, изображенном ниже, центральный конференц-зал легко превращается в лекторий благодаря трансформируемой стеклянной перегородке и продуманной на этапе проектирования системе кондиционирования.

 

Figure 20 Проект Toronto Bridge, г. Киев, центральный митинг-рум, превращается в лекторий благодаря трансформируемой стеклянной перегородке, реализация 2019г., архитектурная студия 5point.space.

 

Поскольку офисные пространства будут в первую очередь рассматриваться с точки зрения встреч для личного общения, проведения мероприятий, содержания оборудования и безопасности процессов, — добавиться количество переговорных комнат, оборудованных для удаленной связи. Появится также дополнительная необходимость в большем количестве персональных ячеек для хранения личных вещей — локеров, а также помещений, выделенных под личные вещи сотрудников.

Еще большую роль в офисных помещениях будут занимать кофе-поинты и зоны отдыха за счет возросшей необходимости укреплять межличностные связи посредством неформального общения, несколько ограниченного в период карантина. Для этого подходят рекреации, кафетерий, ивент-зона.

 

Figure 21 Пример ивент холла совмещенного с зоной рекреации Проект st. Josef office, г. Львов, рецепция, реализация 2019-2020 г. архитектурная студия 5point.space. Figure 22 Зона отдыха и неформальной работы вдоль периметра окон Heavybit Industries by IwamotoScott Architecture San Francisco, CA, United States.

 

Площадь и количество зон отдыха будут расти, но не резко и с оговоркой, что все-таки они не могут быть местами обсуждения командой вопросов, требующих звуковой и визуальной приватности. Также необходимо учитывать, что две команды, сидящие практически рядом в таких зонах, могут попросту мешать друг другу. По этой причине зоны рекреации, хот-дески и переговорные комнаты можно размещать в непосредственной близости, но при этом зонировать при помощи различных архитектурных приемов, таких как ритмическое чередование закрытых и открытых зон и соблюдение визуальной дистанции.

Если площадь не позволяет разместить полноценную зону рекреации, то можно оставить одну-две мягкие диванные группы и добавить кресла, столики, для индивидуального общения в 2-3 человека. Также можно использовать не задействованные хот-дески для неформального общения, обеспечив при этом визуальную и звуковую изоляцию при помощи быстро монтируемых экранов и перегородок.

 

Figure 23 Пример использования лаунж-зоны для неформального общения на террасе. Проект st. Josef office, г. Львов, терраса, реализация 2019-2020 г. архитектурная студия 5point.space. Figure 24 Пример обособленных диванных групп, для использования разного размера командами. Hampton banquette configurations are limitless at North Park University.

 

Figure 25 Пример размещения рекреации, переговорных и хот-десков в непосредственной близости друг от друга.

 

Figure 26 Пример хот-деска, используемого для неформального общения. Figure 27 Пример быстро-возводимой модульной акустической перегородки

 

Figure 28 Пример индивидуальной скамья на 1-2 чел. Focus POD bench and work table. Figure 29 Пример индивидуального столика на 1-го человека.

 

Зоны активного отдыха и спорта потенциально потеряют часть своей актуальности, поскольку посещение офиса будет более целенаправленным. Переговорные, санузлы, хот-дески, зоны отдыха, рабочие места и кофе-поинты желательно по возможности размещать в нужном количестве в пределах одного этажа.  Это позволит оптимизировать коммуникацию между командами, а также ограничить возможность передачи инфекции между этажами при обострении эпидемиологической обстановки.

 

Прогнозируя будущее

За счет снижения количества индивидуальных рабочих мест и необходимости пересмотра санитарных норм в сторону увеличения площади одного места из соображений безопасности, нагрузка на арендные площади и затраты на эксплуатацию офисных площадей уменьшатся. Эти средства можно будет перераспределить на улучшение безопасности работы офисов, повышение уровня комфорта и привлекательности рабочей обстановки в офисах, а также на улучшение домашних офисов сотрудников.

На смену существующих со временем придут совершенно новые типы офисов. Их основным критерием будет уже не количество рабочих мест или площадь. Взамен придут инновационная функциональность, мобильность и оптимальное использование офисного пространства. Размещение офисов также претерпит радикальных изменений, отдавая предпочтение недвижимости смешанного типа ближе к жилым районам, что в свою очередь наполнит их новой динамикой и снизит транспортные нагрузки в городах.

Опираясь на все выше сказанное, мы с оптимизмом смотрим на будущее офисных пространств и считаем, что в целом пост-эпидемиологическое время благотворно скажется на общем уровне комфорта и эстетики офисных помещений.

 

Figure 29 Проект Red Shift Blue Shift, г. Киев, реализация 2020г., архитектурная студия 5point.space и Юлия Коберидзе